Só será posible a inclusión nestes ficheiros de datos de carácter persoal que sexan determinantes para axuizar a solvencia económica do afectado, sempre que concorran os seguintes requisitos:

1. Existencia previa dunha débeda certa, vencida, esixible, que resulte impagada e respecto da cal non se establecese reclamación xudicial, arbitral ou administrativa, ou tratándose de servizos financeiros, non se formulase unha reclamación nos termos previstos no Regulamento dos Comisionados para a defensa do cliente de servizos financeiros, aprobado por Real Decreto 303/2004, de 20 de febreiro.
2. Que non transcorresen seis anos dende a data en que tivo que procederse ao pago da débeda ou do vencemento da obriga ou do prazo concreto se aquela fose de vencemento periódico.
3. Requirimento previo de pago a quen corresponda o cumprimento da obriga.

De todos os xeitos non será admisible a inclusión nestes ficheiros de datos persoais sobre os que existan probas que contradigan algún dos requisitos anteriores, tal circunstancia determinará así mesmo a cancelación cautelar do dato persoal desfavorable nos supostos en que xa se efectuou a súa inclusión no ficheiro.

O acredor ou quen actúe pola súa conta ou interese estará obrigado a conservar a disposición do responsable do ficheiro común e da Axencia Española de Protección de Datos documentación suficiente que acredite o cumprimento dos requisitos citados.